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5 passos para automação de empresas

Você sabia que existem diversas ferramentas que permitem tornar automáticas tarefas que são essenciais para o seu trabalho, mas que exigem muito do seu tempo quando feitas manualmente? Essa é a grande promessa da automação de empresas!

Para entender melhor o conceito de automação e o ganho exponencial que ele pode trazer para o crescimento do seu negócio, e ainda conferir 5 passos de como implementá-lo no seu dia a dia, continue com a gente!

 

O que é a automação?

A automação de processos é o uso integrado de tecnologias para a substituição de tarefas manuais e a otimização do fluxo de trabalho.

A automação substitui, simplifica e acelera a execução de tarefas burocráticas, possibilitando tomadas de decisões assertivas, economia de tempo e recurso.  Além de auxiliar gestores e colaboradores a serem mais eficientes no desenvolvimento de suas atividades.

Porque automatizar processos é vantajoso?

1. Padroniza e uniformiza a execução de tarefas, diminuindo o tempo gasto pelos colaboradores em atividades repetitivas e burocráticas, otimizando o uso de recursos humanos, reduzindo custos e erros;

2. Integra os departamentos da empresa, evitando retrabalho e diminuindo o tempo de execução das tarefas. A empresa fica mais ágil e trabalha tendo como foco as suas metas;

3. Torna as informações acessíveis, possibilitando que qualquer colaborador possa executar a tarefa;

4. Melhora o aproveitamento das habilidades técnicas dos colaboradores, uma vez que não gastam seu tempo com tarefas simples e repetitivas;

5. Centraliza os dados, evitando divergência de informações entre os departamentos, além de torná-los acessíveis e valiosos para a estratégia corporativa.

Passo a passo para fazer a automação de empresas

1. Migre para o ambiente eletrônico

Automatizar  processos requer investimentos em tecnologia. Pesquise os melhores equipamentos, softwares e ferramentas que possam substituir as tarefas manuais e repetitivas na sua empresa. O mercado oferece várias soluções que facilitam as rotinas.

Com as funcionalidades corretas, sua empresa pode  otimizar vários processos internos, dos mais simples aos mais complexos.

2. Planeje a automação

Defina quais as rotinas que a sua empresa quer automatizar. Coloque de forma detalhada os processos que possam ser aprimorados e que precisem ser mudados. Ouça os envolvidos nas tarefas que serão automatizadas, para identificar os pontos que melhorarão a produtividade ou que reduzirão a incidência de erros.

Comece das tarefas mais simples, as que são repetitivas e burocráticas e que agregam pouco valor humano.

Analise todos os processos da empresa, decida sobre o que deverá ser automatizado e que agregará mais valor: diminuição de custos, aumento de produtividade, entrega de um trabalho mais assertivo, integração, retorno de investimento etc.

Mas, atenção: faça uma análise bastante minuciosa para garantir que essa automação não traga riscos.

3. Faça a integração dos sistemas

Muitas plataformas permitem que você faça a integração delas com outras. Por exemplo, no setor de vendas, através de integrações, é possível enviar um e-mail automático de pós-venda assim que um cliente cadastrado realiza uma compra, pedindo que classifique sua experiência.

E esse é um exemplo dos mais simples: integrações permitem operações bem mais complicadas (e consequentemente bem mais trabalhosas quando feitas manualmente).

4. Treine a equipe

Para que a automação aconteça sem problemas, a sua equipe precisará ser treinada nas novas tecnologias implantadas. Incentive os seus colaboradores e mostre as vantagens que a automação trará. Uma boa comunicação interna é essencial para que haja adesão e para que os treinamentos sejam eficazes.

Identifique quais os setores que precisam de capacitação e qual o tipo de treinamento necessário. Alinhe esses treinamentos aos objetivos da empresa, para que as metas de automação possam ser alcançadas.

5. Monitore e revise

Por mais confiáveis que as tecnologias sejam, é preciso, principalmente no início, monitorar seu funcionamento. As tarefas automatizadas estão, de fato, sendo feitas? Há falhas no processo? Observe, teste e faça as adaptações e mudanças necessárias.

Defina os indicadores que parametrizarão o desempenho de sua empresa e que possam comparar os resultados atuais com os posteriores à automatização dos processos.

Documente  os caminhos utilizados, o valor investido,  as dificuldades encontradas e os principais resultados obtidos. Isso possibilitará medir o resultado alcançado.

Monitore o antes e o depois e, se necessário, revise os processos.

Qual o nível de automação da sua empresa? Você já usa alguma ferramenta que aumente a sua produtividade? Conte para a gente nos comentários!

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